Los modelos de Nueva Zelandia y Estados Unidos ofrecen ideas valiosas de cómo mejorar el proceso de adquisiciones del gobierno de Puerto Rico, pero necesitan adaptarse a la cultura local. Los cambios primarios necesarios para transformar a Puerto Rico están en dos áreas: hacer selecciones basadas en el valor total por dólar en vez de basadas en precio y crear relaciones colaborativas en vez de adversativas con los suplidores. Los detalles pueden adaptarse a la cultura local.
Como han aprendido los gobiernos de Nueva Zelandia y Estados Unidos, es fundamental desarrollar una relación de apoyo con los suplidores de servicios. Una clave para esto es tener puertas abiertas para los proveedores. Motivarlos a investigar tanto como puedan de la organización. Mientras más conozcan, mejor preparados estarán para desarrollar una solución innovadora.
Para adelantar un sistema basado en obtener el mayor valor por dólar invertido, los oficiales del gobierno de Puerto Rico deben desarrollar un presupuesto y entonces hacer una lista de los problemas organizacionales que necesitan resolver, y dejar que los proveedores compitan en el desarrollo de la mejor solución dentro del rango de precio. Esto produce la mejor solución por el menor costo.
En la actualidad, el gobierno de Puerto Rico basa su selección en el precio presentado. Para moverse hacia un enfoque basado en valor, recomendamos una evolución a un método similar al de Nueva Zelandia, que permite a los oficiales gubernamentales considerar el TCO de una solución e incorporar la solución del proveedor que enfatiza la innovación. Para propósitos de simplificación, podemos llamarla el enfoque del Mayor valor por dólar (MVD, por sus siglas en inglés). El MVD tiene dos pasos principales. Primero, los oficiales gubernamentales deben proveer un presupuesto y una lista de problemas a solucionar y pedir a los licitadores que sometan sus propuestas. Entonces, el gobierno debe evaluar las propuestas por su innovación y efectividad, utilizando una matriz en la que el precio sea eliminado del proceso de evaluación hasta el mismo final. Esta es la receta básica para maximizar el valor por dólar. El gobierno también debe seguir estos pasos para toda compra compleja mayor de $50,000 y desarrollar una versión más simple para todas las compras que no sean de materia prima.
Al aplicar las dos propuestas de cambio recomendadas, podemos bosquejar un proceso efectivo para Puerto Rico en seis pasos:
- Definir los problemas a solucionar. Comenzar con los problemas que tienen que resolverse y que llevaron a solicitar las propuestas. Entonces, enfocar en las metas generales del gobierno y de la agencia y trabajar el detalle del RFP.
- Establecer un equipo estratégico de adquisiciones. Un grupo multifuncional compuesto por miembros de las áreas centrales para refinar los problemas que deben resolverse desde una perspectiva macro a una micro.
- Invitar a los proveedores al proceso. Solo darle a los vendedores los problemas que deben resolver, y permitirles explorar y tener acceso a toda la información y personal que no sean un riesgo de seguridad. Este es un paso clave y muy diferente a la práctica actual. Hoy día la organización le indica al proveedor cómo solucionar el problema y le ofrece acceso limitado, si alguno, al personal.
- Establecer los criterios de evaluación. Estructurarlos alrededor de los problemas a resolver utilizando el insumo de los proveedores, las mejores prácticas de la industria y el TCO.
- Estructurar la Solicitud de Propuesta. Proveer el presupuesto pero no la solución y requerir que la presentación de propuesta se haga en dos sobres, para que el precio esté separado en el segundo sobre.
- Evaluar y seleccionar. Utilizar el TCO, la calidad y efectividad de la solución, así como el historial de desempeño del licitador, no el precio, como los criterios.
Para una explicación más detallada de cómo funciona este modelo, vea el Apéndice E.
Moverse a este sistema representaría un gran cambio para Puerto Rico. Sin embargo, hay pasos intermedios que pueden tomarse y que mejorarían de inmediato cómo se hacen las compras hoy día. Por ejemplo, se puede desarrollar un RFP basado en el TCO en vez del precio. Para llevarlo otro paso adelante, el gobierno pudiese mejorar su proceso de debida diligencia con los proveedores incluyendo presentaciones individuales en persona y verificando su historial de desempeño. Se lograría un balance simplificado entre calidad y costo utilizando la información recogida en la diligencia y una fórmula simple.
Para ser aún más efectivos, el gobierno puede continuar una estrategia de mejor práctica a través de la implementación de la tecnología y con un seguimiento por la vida del acuerdo con el proveedor. Hay métodos para llevar al proveedor a cumplir con sus compromisos y a mejorar la solución con el paso del tiempo. Los métodos de mejores prácticas aseguran que la relación colaborativa y de apoyo continúa entre el gobierno y el proveedor a través de la vida del acuerdo.
El sistema propuesto no es el único método que puede ayudar a Puerto Rico a transformar su sistema de adquisiciones. No obstante, este o un método similar debe implementarse inmediatamente para ayudar a que la economía de Puerto Rico dé un giro positivo inmediatamente hacia la recuperación. Tanto Nueva Zelandia como Estados Unidos han encontrado que el mejor momento para lograr una reforma significativa es muchas veces durante una crisis económica.