Como Nueva Zelandia, el gobierno de los Estados Unidos también evolucionó de un enfoque de licitador del costo más bajo para tecnología y otras compras complejas en la década de 1970. Los líderes reconocieron que una oferta de bajo costo frecuentemente no producía las mejores soluciones para mejorar el servicio gubernamental.
Los Estados Unidos utilizan ahora el método de adquisición basada en desempeño, similar al sistema de Nueva Zelandia. La meta es generar “mejor valor y rendimiento, menor riesgo en el desempeño y una variedad de soluciones para escoger”, de acuerdo con el manual Siete pasos para la adquisición de servicios basados en el desempeño, desarrollada por el Departamento de Compras y otras organizaciones públicas y privadas. El gobierno ha utilizado esta guía para establecer metas, como una en el 2006 para que el 40% de las adquisiciones mayores de $25,000 por la totalidad del tiempo del contrato se condujeran utilizando el método de adquisición basada en desempeño. La intención de este proceso es cambiar el paradigma de pensar en adquisición a uno de trabajo en equipo colaborativo, orientado a desempeño, con un enfoque en desempeño, mejora e innovación.
Esta guía provee una buena perspectiva acerca de cómo hacer adquisiciones gubernamentales más efectivas. A continuación, un resumen de los siete pasos:
- Establecer un equipo de soluciones integradas. La entidad pública necesita asegurarse de la involucración y apoyo de la alta gerencia para definir claramente el propósito del proyecto, así como las metas y obstáculos en el camino, previniendo batallas territoriales dentro de una organización. Es importante identificar constituyentes dentro de la organización y contestar ¿qué necesitan, cuándo lo necesitan y cómo sabemos si está correcto?
El sistema de Estados Unidos pide ofrecer incentivos al equipo de adquisiciones, y que el desempeño de las adquisiciones se vincule al desempeño del miembro del equipo. Aprovechar la experiencia multidisciplinaria. Los miembros centrales del área de compras, así como finanzas y los usuarios primarios que dependerán de la solución para hacer su trabajo deben ser parte del equipo de adquisiciones. Esto contrasta con el método tradicional de dejar exclusivamente a IT o al área de adquisiciones a cargo de las compras tecnológicas. Definir roles y responsabilidades. “El equipo es responsable de asegurarse de que la adquisición satisface los requisitos regulatorios y legales, tiene objetivos de desempeño e inversión cónsonos con las metas estratégicas de la agencia, cumple con las metas de las necesidades y resultados esperados exitosamente, y está dentro del presupuesto y tiempos esperados”, indica el manual. - Describa el problema que debe solucionarse: El equipo de adquisiciones debe preguntar: ¿A dónde queremos ir y cómo sabremos cuándo lleguemos allí? El contrato debe mejorar la misión y las metas y objetivos de desempeño de la agencia, según el manual. Debe definir a un alto nivel los resultados esperados, como, por ejemplo, lograr un menor número de impagos en los préstamos federales, la reducción en el tiempo de procesamiento, una mayor diseminación de la información federal, o una reducción en el tiempo de entrega de los fondos de alivio para víctimas. El equipo de adquisiciones debe también definir qué es lo que constituye el éxito.
- Examine las soluciones diseñadas para el sector privado y para el público y permita que lo examinen a usted. El equipo de adquisiciones debe hacer una labor de diligenciar y aprender las características, fortalezas y debilidades de cada proveedor. El manual federal enfatiza un menor enfoque en lo que los proveedores dicen y más en su desempeño pasado. Invite a los proveedores del sector privado a entrevistar al equipo. “Los proveedores en competencia deben tener acceso al equipo de soluciones integradas y al personal del programa para que los contratistas puedan conocer tanto como sea posible acerca de los requisitos”, dice el manual. Esto demuestra cómo los diferentes competidores usan su ingenio técnico para solucionar mejor los problemas y añadir valor. Sostenga reuniones individuales con la industria. Entienda el posicionamiento en el mercado de cada competidor. Verifique si hay alguna información adicional necesaria para hacer la mejor propuesta. Permítales que ellos dirijan la conversación y utilice esto como medio para hacer su evaluación preliminar de los proveedores.
- Seleccione el proceso. El equipo de adquisiciones debe desarrollar una declaración de desempeño de labor (PWS, por sus siglas en inglés) o una declaración de objetivos (SOO, por sus siglas en inglés). Una clave es no especificar los requisitos tan claramente para evitar que los competidores sometan la misma solución. En la licitación tradicional basada en desempeño, el PWS, que es un documento más estándar, comienza con una declaración de necesidades. Le siguen los parámetros de desempeño del PWS y el plan de garantía de calidad. Un método alterno es requerir a los contratistas competidores que desarrollen un PWS, métricas de desempeño, un plan de medición y uno de garantía de calidad – que se evaluarán todos antes de que se otorgue el contrato. En este método, el SOO se incorpora en la solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) y se establece el objetivo general de solicitación.Ambos procesos comparten un enfoque en resultados, estándares de medición de desempeño medibles y niveles de calidad aceptables. Una clave es que estos parámetros proveen los objetivos que se alcanzarán pero no obligan a seleccionar una solución en particular. Esto asegurar que todos los contendientes someterán licitaciones innovadoras y directas para alcanzar los objetivos. Tal como en Nueva Zelandia, el sistema federal de Estados Unidos utiliza un enfoque de matriz para escoger el ganador. La matriz debe capturar la siguiente información de los proveedores:
• ¿Qué debe lograrse como resultado final del contrato?
• ¿Cuál tarea debe completarse para lograr el resultado esperado?
• ¿Cuáles son los estándares de desempeño para cumplir con el cometido, confiabilidad
• ¿Cuáles son los estándares de funcionamiento, de integridad, fiabilidad, exactitud, puntualidad, satisfacción del cliente, calidad y el costo?
• ¿Cómo determinaremos y mediremos el éxito?
• ¿Qué incentivo se le ofrecerá a los proveedores y cómo se velará por el cumplimiento con los estándares? - Decidir cómo medir y manejar el desempeño. El desempeño debe evaluarse de acuerdo a cuán bien el licitador soluciona el problema descrito en el Paso 2 y cómo sigue el proceso en el Paso 4. El gobierno federal recomienda utilizar un método específico para crear un enfoque general de desempeño y administración (Ver Apéndice C).
- Seleccionar el contratista correcto. El contratista debe tener un historial excepcionalmente bueno en el campo y tener además los procesos y recursos disponibles para apoyar la misión. El manual federal de PBA recomienda utilizar cinco claves al seleccionar a los contratistas: (1) presentaciones orales de los licitadores, (2) énfasis en la evaluación y desempeño pasado del contratista, (3) consideración del mejor valor en la selección de la solución, (4) verificación de conflictos de interés, y (5) administración del desempeño del contratista a través de la integración en el equipo de soluciones. Para más detalles acerca de cómo realizar cada uno de estos pasos, vea el Apéndice D.
- Manejar el rendimiento. El último paso de los siete pasos de la adquisición basada en el rendimiento es importante. Cada vez hay más conciencia de que “el verdadero trabajo” de la adquisición es el manejo de contratos. Esto requiere que las agencias asignen recursos suficientes, tanto en las oficinas de contratación como en las oficinas del programa para realizar un trabajo bien hecho. Algunas tareas, características y prácticas recomendadas son: aprender más, mantener el equipo unido, ajustar roles y responsabilidades, asignar responsabilidad para el manejo del desempeño del contrato, agregar al contratista al equipo en una reunión formal de “inicio”, aplicar las Seis Disciplinas Del Manejo Basado en el Desempeño, revisar periódicamente el desempeño en un Grupo de Trabajo para Mejorar el Desempeño del Contrato, hacer las preguntas correctas e informar sobre el “desempeño anterior” del contratista.