El Centro de Estudios Multidisciplinarios (CEM) es una institución educativa con cuatro recintos que ofrece grados técnicos, asociados y de bachillerato en varias carreras relacionadas a la industria de la salud. La meta del CEM es proveer educación a través de adiestramiento y preparar a los estudiantes con las herramientas que necesitan para prosperar en el mercado competitivo actual.
La gerencia del CEM tiene un entendimiento claro de las ventajas que la tecnología plantea al negocio, particularmente en dos áreas críticas: comunicaciones y manejo de datos. En estos tiempos la educación va más allá del salón tradicional. Las instituciones necesitan ser proactivas en atraer a los estudiantes con una oferta diversa de cursos. Para el CEM, esto es particularmente crítico, ya que muchos de sus estudiantes trabajan a tiempo completo y requieren flexibilidad en sus horarios de estudio.
La conexión Wifi i a través de sus recintos es otro aspecto importante, ya que los estudiantes necesitan acceso a internet para realizar investigaciones, entregar proyectos y comunicarse con sus profesores. Internamente, el personal del CEM en sus cuatro recintos necesita interconexión de la mejor calidad entre sí , así como un sistema robusto que pueda manejar de manera confidencial, la información de sus estudiantes, la que es utilizada por oficiales de ayuda financiera y otras agencias regulatorias federales para medir, evaluar y certificar instituciones educativas.
NECESIDADES
EL CEM necesitaba un acercamiento sistémico a las telecomunicaciones para cubrir las necesidades de los recintos localizados en Bayamón, San Juan, Humacao y Mayagüez. Cuando contactaron a WorldNet, tenían un ancho de banda limitado, básicamente dedicado a propósitos administrativos y a servicios estudiantiles, lo que los ponía en desventaja contra su competencia.
Además, buscaban tener una mejor infraestructura para apoyar la demanda en conexión que necesitaban los modernos sistemas que sesteaban instalando en la institución.
A nivel administrativo, la conexión de internet en el CEM es crítica para envío de mensajes, manejo de base de datos, sistemas de contabilidad y finanzas, así como para que los empleados y los estudiantes tengan acceso a las agencias de ayuda financiera locales federales. Por otro lado, la clientela principal – estudiantes constantemente requiere acceso al internet para obtener información para sus cursos que no está disponible en las bases de datos de EBSCO (un sistema de información para profesionales de la salud). Por último y no menos importante, con la migración a los sistemas modernos llegó también la necesidad de un ancho de banda estable que manejara además la capacidad para expansión según sea necesario.
Un ancho de banda bajo, una alta demanda, una velocidad de conexión pobre e interrupciones de servicio frecuentes causadas por una infraestructura obsoleta, todos estaban afectando los servicios que ofrecía el CEM, y arriesgando el crecimiento potencial de la institución. A nivel de servicio, había muchas brechas que necesitaban atención inmediata: conexión pobre de wifi en los recintos, lo que impactaba el acceso de los estudiantes a este servicio tan necesario, y la integración de los sistemas de datos para que la administración pudiera ampliar las capacidades de la implementación del sistema de IT.
SOLUCIONES
WorldNet instaló una red de fibra óptica centralizada en la oficina principal en San Juan, con una capacidad de 100Mbps y 30 Mbps de velocidad en descargas de internet. Velocidad, ancho de banda, seguridad, confiabilidad y capacidad de expansión eran todas funcionalidades que necesitaba el CEM – y la red fibra óptica provee para atenderlas todas. Como las demás localidades tienen poblaciones más pequeñas, en estas se instalaron 20Mbps. Se está implementando una conexión wifi robusta en todos los recintos, así como una solución Fortinet robusta para seguridad de la red.
Las soluciones se diseñaron e implementaron tomando en consideración la necesidad de expansión, ya que el CEM planifica continuar expandiendo su oferta y su matrícula. Actualmente van por el proceso de migrar sus servicios de telefonía en uno de sus recintos para usar su intranet y simplificar el sistema de VoIP y usar la salida por su propia red.
Probablemente la funcionalidad más importante del sistema centralizado que se instaló es el tiempo de actividad que permite, pues se han reducido los apagones del sistema y otros problemas de transporte técnico. Esto resulta crítico particularmente durante los períodos de matrícula, en los que la demanda por servicios en línea se intensifica dramáticamente y los estudiantes necesitan tener conexiones sin problemas al CEM para poder completar sus procesos de registro.
RESULTADOS
Las capacidades del CEM para cursos en línea han añadido una nueva línea de negocios a la institución, con una proyección anual de $20,000. Además, la institución puede integrar nuevas tecnologías audiovisuales y mejorar el intercambio de información con los estudiantes acerca de sus cursos. La institución ahora está capacitada para considerar cursos a distancia como una opción de oferta académica, lo que amplía el alcance a estudiantes en prácticamente cualquier lugar del mundo.
Por otro lado, la imagen corporativa de la institución ha mejorado significativamente ante audiencias clave (estudiantes y profesores), pues ahora se sienten parte de una escuela de vanguardia que les provee herramientas modernas, tales como un wifi robusto y un sistema de datos estable.
La interconexión entre los recintos y dentro de las instalaciones es clara y la administración de la red se ha facilitado pues todo está en una sola red de telecomunicación. Un valor añadido es la seguridad, pues los respaldos se pueden hacer internamente sin la intervención de un tercero. Su nueva red y las funcionalidades de seguridad facilitan el manejo de los datos de estudiantes, de ayuda financiera y otras áreas y apoyan la retención. La capacidad de expansión del sistema también le da a los ejecutivos del CEM la paz mental que necesitan para aventurarse a nuevos proyectos, pues saben que su red puede sostener el crecimiento.
De acuerdo con Carlos Rodríguez Ramos, decano de administración y finanzas, “las soluciones integradas de WorldNet atendieron todos los problemas y cerraron todas las brechas que habíamos identificado en el CEM. La interconexión, la seguridad y la comunicación ya no son problemas de ninguno de nuestros recintos. Pero WorldNet fue un paso más allá de resolver problemas: integraron soluciones qué apoyan el crecimiento de CEM. Tenemos alrededor de 100 registros nuevos por año, estamos experimentando mayores tasas de retención y nuestra imagen corporativa continua mejorando en la comunidad y nuestros estudiantes potenciales”.